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Las (nuevas) reglas del Home Office

Por: Guillermina Santana

21 de mayo del 2020

Un día de marzo, sin previo aviso, me desperté y… ¡mi sueño godín se había cumplido! Tendría Home Office toda la semana. Aunque la “nueva normalidad” aceleró el proceso de digitalización de muchas empresas mexicanas que —por  una cultura laboral arraigada en la presencia física, infraestructura poco preparada o simplemente costumbre— se negaban a la digitalización de sus procesos. La realidad es que desde hace meses y años -lenta pero segura- se acercaba la posibilidad de darle a los colaboradores la oportunidad de realizar su trabajo desde casa.

 

Incluso, algunas empresas afirmaban que con eso ya estaba lista su transformación digital, lo cual me hizo pensar mucho en este muy atinado cómic, pero ese es un tema para otra ocasión. 

 

Quizá al principio de la contingencia ignoramos que este Home Office era algo inusual, producto de una situación fuera de lo común. Lo más cercano a esto era un esquema en el que se otorgaba al colaborador un día a la semana o al mes para trabajar desde casa, mientras su equipo trabajada desde una oficina; o bien, que el trabajador fuera freelancer o permalancer y todo su equipo estuviera acostumbrado a trabajar desde casa. Con la situación actual, muchos nos vimos en un escenario completamente nuevo, pues pasamos de trabajar todos juntos en una oficina, a trabajar todos juntos desde casa y eso trajo consigo nuevas reglas del juego.

 

Ciertamente yo no soy ninguna erudita en el tema, pero los pasados 2 meses y medio trabajando de esta manera me han abierto los ojos y me recuerdan que toda oficina, virtual o no, tiene reglas de etiqueta que se deben de seguir para conservar la armonía. Es por eso que hoy te quiero compartir lo que yo considero que deberían ser las nuevas reglas del Home Office:

 

  • Di no a la juntitis

Está demostrado que el home office aumenta la productividad de los trabajadores. Sin embargo, en esta nueva normalidad en la que todos en una oficina son altamente productivos, se ha dado un nuevo fenómeno al que los medios han llamado “zoom burnout”: una especie de fatiga de videollamadas, pues requieren más atención que una junta face-to-face. Si alguna vez te sentiste “drenado” después de tener muchas juntas al día, la razón es porque los chats de vídeo implican una mayor concentración para procesar las señales no verbales como las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal; prestar más atención a esto consume mucha energía.

 

También existe la mala costumbre de convocar a juntas que pudieron haber sido correos o mensajes en Slack y, si a esto le agregas el caos de convocar a todos, terminan siendo menos productivas. Te recomiendo que leas el siguiente artículo sobre consejos para hacer tus juntas más productivas, si te interesa cambiar este comportamiento.

¿Mi consejo? Antes de convocar a una junta pregúntate lo siguiente: ¿realmente es necesaria?

 

  • Marcar sin avisar… a big no-no.

Arriesgándome a que suene como un capricho millennial (la primera generación que crece siendo completamente digital), marcar sin avisar va más allá de lo que un demográfico piense sobre las llamadas. Cuando llamas a alguien sin avisar estás asumiendo que la otra persona está desocupada o que tiene, en ese momento, toda tu atención. ¿Lo malo? No sabes si esta persona está en una videollamada o peor aún… acabas de interrumpir un livestream que estaba haciendo desde su teléfono—¡#truestory! Recuerda que ahora todos nos encontramos en este nuevo entorno digital y es muy diferente a estar en una oficina, en la que sabes que la persona estará disponible y que si no contesta, debe de estar en una junta u ocupado. 

 

¿Y qué debería hacer? ¡Muy simple! Avísale a la persona que le llamarás a su teléfono y pregúntale si está disponible; si la respuesta es sí, go ahead.

 

  • Evita la microgestión

Si tienes un equipo bajo tu cargo esto te interesa, porque quizás lo estés haciendo y no te des cuenta. Según la definición de Wikipedia (fuera snobs, es 2020, Wiki es la norma) la microgestión es un estilo de manejo de personal mediante el cual un gerente observa de cerca y/o controla y/o recuerda el trabajo de sus subordinados o empleados. La microgestión generalmente se considera que tiene una connotación negativa, principalmente porque muestra una falta de libertad en el lugar de trabajo.

 

Ante una crisis como la del Covid-19, la microgestión puede ser una mentalidad que surge de una sensación de falta de control. Cuando un lugar de trabajo tradicional en la oficina se vuelve remoto, los gerentes de las empresas a menudo se sienten impotentes y desconectados de sus empleados y estos sentimientos a veces los hacen microgestionar a sus empleados.

 

¿Cómo evitarla? Confía en tu equipo, sé flexible, paciente y establece pautas claras sobre lo que esperas de ellos. “Lo que no se mide, no se puede mejorar.”

respetar horarios laborales home office covid19

  • Respeta los horarios de tu equipo

Cuando trabajamos desde casa, la línea entre trabajar y no, parece que se vuelve muy difusa; piensa en los padres de familia que —además de trabajar— tienen hijos (¡otra chamba!), algo que conlleva un equilibrio entre los horarios de varias personas en el mismo espacio (y además hacer homeschooling, cocinar, hacer el aseo, etc). Este simple ejemplo se repite con muchos de los roles de nuestra vida y es algo que puede ser un desafío para algunos… o todos.

 

Es posible que, al no respetar los horarios (o vacaciones, pendientes o juntas) de tu equipo, les compliques más lo que de por sí ya es un tiempo complejo y esto, sólo se convierte en un espiral que hará que la productividad baje al día siguiente.

 

Así que ya sabes, si necesitas trabajar en otro horario o no te fue posible terminar una tarea que no sea urgente, siempre tendrás el día siguiente. Aunque claro, esto no debería suceder si eres una persona organizada, que trabaja con proyectos y fechas establecidas. Recuerda que la clave está en ser empático.

 

  • Se valen las juntas relax

Un conocido me comentó que en su empresa, al menos una vez a la semana, tenían una especie de junta de kick-off a la que llaman “café virtual,” en la que todos se reúnen para platicar sobre las cosas de la vida, y, por qué no, el chisme (de vez en cuando).

 

Este es solo un ejemplo de teambuilding para mantener a tu equipo virtual unido durante largos periodos de tiempo. Recordemos también que uno de los mayores desafíos del confinamiento a largo plazo es la sensación de aislamiento o “cabin fever”. Esto es particularmente cierto para aquellos empleados que viven solos, lo cual puede llevar a la desmotivación del equipo.

 

Sea cual sea la actividad de teambuilding que decidas usar, no olvides que es importante para seguir sintiendo el lado humano de la oficina.

 

  • Usar o no la cámara

Sí, es bonito ver las caras sonrientes de todo el equipo y hace la gran diferencia cuando puedes ver a alguien en lugar de solo escucharlo. Ver a tu equipo crea una experiencia muy valiosa donde una llamada telefónica carece de la interacción humana. Y podemos hacerlo de vez en cuando.

 

Pero… ¿siempre tengo que encender la cámara? ¡No! Esa actividad depende de miles de factores. Obviamente es recomendable mantener la etiqueta de oficina para sentirnos más “en control” u obedeciendo las costumbres de un lugar ejecutivo, pero a lo mejor tienes una junta de 15 minutos para checar algún detalle técnico, o estás balanceando algún pendiente personal mientras le prestas tu atención a una reunión en la que estás simplemente haciendo escucha pasiva (sí, existe el multitask). En este tipo de casos, y muchos otros, es válido usar sólo el audio, pues el enfoque debe estar en solucionar el problema.

 

  • Recuerda que todos están pasando situaciones diferentes

Por último, creo que la clave de todo esto está simplemente en ser escuchar, aplicar lo aprendido y ser empático con el otro. Recuerda que todos estamos pasando por situaciones diferentes, mientras experimentamos un hecho que sucede alrededor de una vez cada 100 años. Nos queda claro que nada es necesariamente bueno o malo… simplemente, vivimos a diario cosas nuevas y retadoras.

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Guillermina Santana
Escrito por:

Guillermina Santana

Mercadóloga, pero… ¿acaso no todos lo somos?

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